Setiap pekerjaan operatif untuk
mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tentu mempunyai segi ketata
usahaan. Littlefield dan Peterson berpendapat bahwa setiap
pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan
pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan
pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok
yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian,
teknik, atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Walaupun demikian,
segi-segi pekerjaan kertas itu harus diurus.
Selanjutnya, Coleman Maze
berpendapat bahwa kantor tata usaha dulu dianggap tidak lebih daripada titik
temu dari tatahubungan ke dalam dan keluar yang hanya mampuy kadang kala
mengirim beberapa surat dan menyiapkan warkat-warkat yang tidak mempunyai nilai
praktis. Untunglah kecenderungan dewasa ini ialah memandang kantor itu sebagai
jasad hidup yang sangat penting. Kantor ini hidup sebagai satuan terpusat yang
memberikan pelayan. Ini diterima sebagai suatu sekutu penuh dalam usaha-usaha
produktif dari perusahaan modern. Tanpa kantor tata usaha, roda-roda pabrik
tidak berputar dan penjualan barang-barang atau jasa-jasa tidaklah mungkin.
Secara garis besar, tata usaha
mempunyai tiga peranan pokok, yaitu :
- Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.
Maksudnya, tata usaha melayani
pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan keterangan yang
diperlukan. Keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang
diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan
secara lebih baik.
b. Menyediakan keterangan-keterangan
bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan
tindakan yang tepat.
Maksudnya, keterangan-keterangan
yang diperoleh dari pekerjaan kantor dapat dipergunakan bagi pimpinan dalam
merencanakan atau mengendalikan segala kegiatan organisasi. Pengendalian
kegiatan organisasi dan pengambilan keputusan tidak akan dapat dilaksanakan
dengan tepat tanpa adanya bahan-bahan keterangan dari pekerjaan kantor.
c. Membantu kelancaran perkembangan
organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Maksudnya, banyak organisasi baik di
lingkungan pemerintah maupun swasta, dalam menyelenggarakan kegiatannya kurang
atau tidak melakukan pencatatan-pencatatan secara cermat dan lengkap. Begitu
juga dalam penyimpanan dan pemeliharaan dokumen-dokumen yang berisi keterangan-keterangan
penting jurang perhatian. Padahal, keterangan-keterangan tersebut penting dan
diperlukan untuk bahan penilaian, pengambilan keputusan atau penyusunan program
bagi perkembangan organisasi. Dengan kabur dan gelapnya sumber dokumen itu,
maka tentu akan menyulitkan dalam kehidupan organisasi apabila dibutuhkan
dokumen-dokumen tersebut.
2.
CIRI TATA USAHA
- Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.
- Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi yaitu bahwa tata usaha diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Tata usaha terdapat dalam kantor dari pucuk pimpinan sampai ruang kerja satuan organisasi yang terbawah.
- Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi yaitu tata usaha dapat mencapai segala tempat dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung, atau kantor dari suatu badan usaha yang bersangkuntan
Adapun ciri-ciri khusus tata usaha menurut Littlefield
dan Rachel, yaitu :
- Biasanya diperlukan lebih banyak pekerjaan mental-lebih banyak tugas yang sukar diukur.
- Corak berubah-ubah yang lebih besar dalam pekerjaan dari suatu peristiwa ke peristiwa lain.
- Banyak sekali tugas-tugas kecil yang volumenya sedikit sehingga tidak membenarkan adanya ukuran-ukuran baku.
- Ketidakteraturan mengenai arus kerja dari banyak pekerjaan perkantoran
3. MANFAAT ADANYA TATA USAHA
Ø Kelancaran pekerjaan kantor dan mencegah kemungkinan
kesalahan dalam pekerjaan.
Ø Mengurangi keterlambatan atau hambatan
Ø Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan.
4. PEKERJAAN KANTOR YANG BERSIFAT KETATA USAHAAN
Yaitu pekerjaan kantor yang banyak
berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis menulis, misalnya:
a.Pengurusan atau pengangganan surat (surat masuk dan
keluar)
· b.penyimpanan
surat (kearsiapan)
· c.pengetikan
· d.pengurusan
pegawai
· e.Pengurusan
keuangan
· f.pengurusan
perlengkapan
· g.penggandaan
· h.pembuatan
laporan
Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan,
yaitu pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan tulis menulis
· a. menelpon
· b.menerima
tamu
· c.memelihara
gedung kantor
· d.pelayanan
keamanan
· e.pekerjaan
pesuruh
5. TUGAS TATA USAHA
- Mengkoordinasikan penyusunan rencana strategis (renstra) kantor.
- Mengkoordinasikan penyusunan program dan kegiatan tahunan kantor.
- Mengkoordinasikan penyusunan rencana kerja anggaran dan dokumen pelaksanaan anggaran kantor.
- Menyusun rencana program dan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha
- Memberikan pelayanan teknis administratif kepada seluruh satuan organisasi di lingkungan kantor.
- Melaksanakan pengelolaan urusan keuangan di lingkungan kantor.
- Melaksanakan urusan umum, kerumahtanggaan, perlengkapan dan tertib administrasi serta pengelolaan barang-barang inventaris kantor.
- Melaksanakan urusan administrasi kepegawaian antara lain kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, penggajian pegawai, mutasi dan lain-lain di lingkungan kantor.
- Melaksanakan kegiatan administrasi ketatausahaan dan kearsipan di lingkungan kantor.
- Menyiapkan bahan dalam proses pengadaan barang/jasa di lingkup kantor.
- Memberi petunjuk, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan.
- Memberikan saran/pertimbangan kepada atasan sebagai bahan masukan.
- Melaksanakan tertib administrasi dan menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kantor.
- Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) Kepala
Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi sebagai berikut:
- pelaksanaan urusan umum, pelaksana urusan kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan dan hubungan masyarakat;
- pelaksanaan penyusunan program kegiatan arsip dan perpustakaan;
- penggordinasian perencanaan kegiatan antar seksi di Lingkungan Kantor Arsip dan Perpustakaan;
- pengevaluasian, monitoring dan pelaporan; dan
- pelaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar