TATA USAHA

1.PERANAN TATA USAHA

Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tentu mempunyai segi ketata usahaan. Littlefield dan Peterson berpendapat bahwa setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik, atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Walaupun demikian, segi-segi pekerjaan kertas itu harus diurus.

Selanjutnya, Coleman Maze berpendapat bahwa kantor tata usaha dulu dianggap tidak lebih daripada titik temu dari tatahubungan ke dalam dan keluar yang hanya mampuy kadang kala mengirim beberapa surat dan menyiapkan warkat-warkat yang tidak mempunyai nilai praktis. Untunglah kecenderungan dewasa ini ialah memandang kantor itu sebagai jasad hidup yang sangat penting. Kantor ini hidup sebagai satuan terpusat yang memberikan pelayan. Ini diterima sebagai suatu sekutu penuh dalam usaha-usaha produktif dari perusahaan modern. Tanpa kantor tata usaha, roda-roda pabrik tidak berputar dan penjualan barang-barang atau jasa-jasa tidaklah mungkin.

Secara garis besar, tata usaha mempunyai tiga peranan pokok, yaitu :

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.

Maksudnya, tata usaha melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik.

b.      Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

Maksudnya, keterangan-keterangan yang diperoleh dari pekerjaan kantor dapat dipergunakan bagi pimpinan dalam merencanakan atau mengendalikan segala kegiatan organisasi. Pengendalian kegiatan organisasi dan pengambilan keputusan tidak akan dapat dilaksanakan dengan tepat tanpa adanya bahan-bahan keterangan dari pekerjaan kantor.

c.       Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Maksudnya, banyak organisasi baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, dalam menyelenggarakan kegiatannya kurang atau tidak melakukan pencatatan-pencatatan secara cermat dan lengkap. Begitu juga dalam penyimpanan dan pemeliharaan dokumen-dokumen yang berisi keterangan-keterangan penting jurang perhatian. Padahal, keterangan-keterangan tersebut penting dan diperlukan untuk bahan penilaian, pengambilan keputusan atau penyusunan program bagi perkembangan organisasi. Dengan kabur dan gelapnya sumber dokumen itu, maka tentu akan menyulitkan dalam kehidupan organisasi apabila dibutuhkan dokumen-dokumen tersebut. 

2. CIRI TATA USAHA

1. Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.
2. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi yaitu bahwa tata usaha diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Tata usaha terdapat dalam kantor dari pucuk pimpinan sampai ruang kerja satuan organisasi yang terbawah.
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi yaitu tata usaha dapat mencapai segala tempat dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung, atau kantor dari suatu badan usaha yang bersangkuntan

Adapun ciri-ciri khusus tata usaha menurut Littlefield dan Rachel, yaitu :

1. Biasanya diperlukan lebih banyak pekerjaan mental-lebih banyak tugas yang sukar diukur.
2. Corak berubah-ubah yang lebih besar dalam pekerjaan dari suatu peristiwa ke peristiwa lain.
3. Banyak sekali tugas-tugas kecil yang volumenya sedikit sehingga tidak membenarkan adanya ukuran-ukuran baku.
4. Ketidakteraturan mengenai arus kerja dari banyak pekerjaan perkantoran

3. MANFAAT ADANYA TATA USAHA

Ø  Kelancaran pekerjaan kantor dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.

Ø  Mengurangi keterlambatan atau hambatan

Ø  Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan.

4. PEKERJAAN KANTOR YANG BERSIFAT KETATA USAHAAN

Yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis menulis, misalnya:

a.Pengurusan atau pengangganan surat (surat masuk dan keluar)

·         b.penyimpanan surat (kearsiapan)

·         c.pengetikan

·     d.pengurusan pegawai

·         e.Pengurusan keuangan

·         f.pengurusan perlengkapan

·         g.penggandaan

·         h.pembuatan laporan

     Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan tulis menulis

·        a. menelpon

·     b.menerima tamu

·     c.memelihara gedung kantor

·     d.pelayanan keamanan

·     e.pekerjaan pesuruh

5. TUGAS TATA USAHA

• Mengkoordinasikan penyusunan rencana strategis (renstra) kantor.
• Mengkoordinasikan penyusunan program dan kegiatan tahunan kantor.
• Mengkoordinasikan penyusunan rencana kerja anggaran dan dokumen pelaksanaan anggaran kantor.
• Menyusun rencana program dan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha
• Memberikan pelayanan teknis administratif kepada seluruh satuan organisasi di lingkungan kantor.
• Melaksanakan pengelolaan urusan keuangan di lingkungan kantor.
• Melaksanakan urusan umum, kerumahtanggaan, perlengkapan dan tertib administrasi serta pengelolaan barang-barang inventaris kantor.
• Melaksanakan urusan administrasi kepegawaian antara lain kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, penggajian pegawai, mutasi dan lain-lain di lingkungan kantor.
• Melaksanakan kegiatan administrasi ketatausahaan dan kearsipan di lingkungan kantor.
• Menyiapkan bahan dalam proses pengadaan barang/jasa di lingkup kantor.
• Memberi petunjuk, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan.
• Memberikan saran/pertimbangan kepada atasan sebagai bahan masukan.
• Melaksanakan tertib administrasi dan menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kantor.
• Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

           Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi sebagai berikut:

1. pelaksanaan urusan umum, pelaksana urusan kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan dan hubungan masyarakat;
2. pelaksanaan penyusunan program kegiatan arsip dan perpustakaan;
3. penggordinasian perencanaan kegiatan antar seksi di Lingkungan Kantor Arsip dan Perpustakaan;
4. pengevaluasian, monitoring dan pelaporan; dan
5. pelaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor.