Fungsi Pekerjaan Kantor Dalam Organisasi

  I.            MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR DALAM ORGANISASI

A.     Pengertian Organisasi

            Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani yaitu Organon, atau dalam bahasa Latin, Organum yang artinya alat, bagian, anggota, atau badan.

            Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah :

1.      Kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu 

2.      Kelompok kerjasama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.          

Ciri-ciri organisasi :

1.      Terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih)

2.      Ada kerjasama

3.      Ada tujuan bersama

B.     Prinsip-prinsip Organisasi :

1.      Prinsip Perumusan Tujuan

Tujuan organisasi harus jelas karena akan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh organisasi tersebut.

2.      Prinsip Pembagian Kerja

Organisasi harus melakukan pembagian tugas untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja.

3.      Prinsip Pendelegasian Kekuasaan /Wewenang

Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan/ wewenang untuk melaksanakan tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawaban.

4.      Prinsip Tingkat Pengawasan

Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan harus dipastikan selalu menjalankan sistem pengawasan, agar tercapai tujuannya.

5.      Prinsip Rentang Manajemen

Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan yang optimal.

6.      Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan, menerima perintah dari atasan dan memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.

7.      Prinsip Koordinasi

Adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

           

C.     Bentuk-bentuk Organisasi :

1.      Organisasi Garis / Lini

Pada bentuk organisasi lini/ garis, lalu lintas wewenang dan tangggungjawab berjalan secara lurus dan vertical melalui saluran tunggal sehingga bentuk struktur organisasinya lebih sederhana.

      Kelebihan bentuk organisasi Garis/ lini , antara lain :

a.       kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada pada satu tangan

b.      proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat

c.       rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal

Kekurangan bentuk organisasi lini/ garis, antara lain :

a.       seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh

b.      biasanya pimpinan akan lebih cenderung bersifat otoriter

c.       karyawan akan lebih sulit untuk berkembang

2.      Organisasi Garis dan Staf

Pada bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus , tetapi pada unit pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan-bantuan keahlian kepada pimpinan organisasi.

      Kelebihan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain :

a.       memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli

b.      cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas

c.       lebih mudah untuk menerapkan  “ the right man on the right place”

      Kekurangan dari bentuk organisasi garis dan staf, antara lain :

a.       kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya banyak sehingga tidak saling mengenal

b.      koordinasi sulit dilakukkan karena kompleksnya susunan organisasi

3.      Organisasi Fungsional

Pada organisasi fungsional, seorang pimpinan tidak memiliki bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut.

Kelebihan bentuk organisasi fungsional, antara lain :

a.       pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas

b.      spesialisasi karyawan dapat lebih dikembangkan

c.       spesialisasi karyawan dapat dimanfaatkan lebih maksimal, karena masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli di bidangnya.

Kekurangan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain :

a.       sulit untuk melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan) karena para karyawan telah terspesialisasi

b.      karyawan sulit bekerja sama dan lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan koordinasi

c.       tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.

D.     Pengertian Pekerjaan Kantor

Umumnya, pekerjaan kantor disebut juga clerical work (pekerjaan tulis) atau paper work (pekerjaan kertas). Di Indonesia pekerjaan kantor sering disebut dengan pekerjaan tata usaha atau administrasi.

Berikut beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut beberapa ahli :

1.      George R. Terry :

Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

2.      William Leffingwell dan Edwin Robinson :

Pekerjaan kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.

3.      Geoffrey Mills dan Oliver Standingford :

Pekerjaan kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan.

Kesimpulan :

Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama /pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan dibidang tulis-menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan.

Dengan kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap organisasi/ perusahaan mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai tingkatan terendah.

E.     Fungsi Pekerjaan Kantor

Fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi, antara lain :

1.      Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif  untuk mencapai tujuan organisasi.

2.      Menyediakan informasi/ keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.

TATA USAHA

1.PERANAN TATA USAHA

Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tentu mempunyai segi ketata usahaan. Littlefield dan Peterson berpendapat bahwa setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik, atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Walaupun demikian, segi-segi pekerjaan kertas itu harus diurus.

Selanjutnya, Coleman Maze berpendapat bahwa kantor tata usaha dulu dianggap tidak lebih daripada titik temu dari tatahubungan ke dalam dan keluar yang hanya mampuy kadang kala mengirim beberapa surat dan menyiapkan warkat-warkat yang tidak mempunyai nilai praktis. Untunglah kecenderungan dewasa ini ialah memandang kantor itu sebagai jasad hidup yang sangat penting. Kantor ini hidup sebagai satuan terpusat yang memberikan pelayan. Ini diterima sebagai suatu sekutu penuh dalam usaha-usaha produktif dari perusahaan modern. Tanpa kantor tata usaha, roda-roda pabrik tidak berputar dan penjualan barang-barang atau jasa-jasa tidaklah mungkin.

Secara garis besar, tata usaha mempunyai tiga peranan pokok, yaitu :

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.

Maksudnya, tata usaha melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik.

b.      Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

Maksudnya, keterangan-keterangan yang diperoleh dari pekerjaan kantor dapat dipergunakan bagi pimpinan dalam merencanakan atau mengendalikan segala kegiatan organisasi. Pengendalian kegiatan organisasi dan pengambilan keputusan tidak akan dapat dilaksanakan dengan tepat tanpa adanya bahan-bahan keterangan dari pekerjaan kantor.

c.       Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Maksudnya, banyak organisasi baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, dalam menyelenggarakan kegiatannya kurang atau tidak melakukan pencatatan-pencatatan secara cermat dan lengkap. Begitu juga dalam penyimpanan dan pemeliharaan dokumen-dokumen yang berisi keterangan-keterangan penting jurang perhatian. Padahal, keterangan-keterangan tersebut penting dan diperlukan untuk bahan penilaian, pengambilan keputusan atau penyusunan program bagi perkembangan organisasi. Dengan kabur dan gelapnya sumber dokumen itu, maka tentu akan menyulitkan dalam kehidupan organisasi apabila dibutuhkan dokumen-dokumen tersebut. 

2. CIRI TATA USAHA

1. Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.
2. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi yaitu bahwa tata usaha diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Tata usaha terdapat dalam kantor dari pucuk pimpinan sampai ruang kerja satuan organisasi yang terbawah.
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi yaitu tata usaha dapat mencapai segala tempat dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung, atau kantor dari suatu badan usaha yang bersangkuntan

Adapun ciri-ciri khusus tata usaha menurut Littlefield dan Rachel, yaitu :

1. Biasanya diperlukan lebih banyak pekerjaan mental-lebih banyak tugas yang sukar diukur.
2. Corak berubah-ubah yang lebih besar dalam pekerjaan dari suatu peristiwa ke peristiwa lain.
3. Banyak sekali tugas-tugas kecil yang volumenya sedikit sehingga tidak membenarkan adanya ukuran-ukuran baku.
4. Ketidakteraturan mengenai arus kerja dari banyak pekerjaan perkantoran

3. MANFAAT ADANYA TATA USAHA

Ø  Kelancaran pekerjaan kantor dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.

Ø  Mengurangi keterlambatan atau hambatan

Ø  Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan.

4. PEKERJAAN KANTOR YANG BERSIFAT KETATA USAHAAN

Yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis menulis, misalnya:

a.Pengurusan atau pengangganan surat (surat masuk dan keluar)

·         b.penyimpanan surat (kearsiapan)

·         c.pengetikan

·     d.pengurusan pegawai

·         e.Pengurusan keuangan

·         f.pengurusan perlengkapan

·         g.penggandaan

·         h.pembuatan laporan

     Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan tulis menulis

·        a. menelpon

·     b.menerima tamu

·     c.memelihara gedung kantor

·     d.pelayanan keamanan

·     e.pekerjaan pesuruh

5. TUGAS TATA USAHA

• Mengkoordinasikan penyusunan rencana strategis (renstra) kantor.
• Mengkoordinasikan penyusunan program dan kegiatan tahunan kantor.
• Mengkoordinasikan penyusunan rencana kerja anggaran dan dokumen pelaksanaan anggaran kantor.
• Menyusun rencana program dan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha
• Memberikan pelayanan teknis administratif kepada seluruh satuan organisasi di lingkungan kantor.
• Melaksanakan pengelolaan urusan keuangan di lingkungan kantor.
• Melaksanakan urusan umum, kerumahtanggaan, perlengkapan dan tertib administrasi serta pengelolaan barang-barang inventaris kantor.
• Melaksanakan urusan administrasi kepegawaian antara lain kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, penggajian pegawai, mutasi dan lain-lain di lingkungan kantor.
• Melaksanakan kegiatan administrasi ketatausahaan dan kearsipan di lingkungan kantor.
• Menyiapkan bahan dalam proses pengadaan barang/jasa di lingkup kantor.
• Memberi petunjuk, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan.
• Memberikan saran/pertimbangan kepada atasan sebagai bahan masukan.
• Melaksanakan tertib administrasi dan menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kantor.
• Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

           Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi sebagai berikut:

1. pelaksanaan urusan umum, pelaksana urusan kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan dan hubungan masyarakat;
2. pelaksanaan penyusunan program kegiatan arsip dan perpustakaan;
3. penggordinasian perencanaan kegiatan antar seksi di Lingkungan Kantor Arsip dan Perpustakaan;
4. pengevaluasian, monitoring dan pelaporan; dan
5. pelaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor.

Asas Pengorganisasian Pekerjaan Kantor

Kantor mempunyai kedudukan sebagai sebuah satuan atau unit dalam suatu organisasi. Segenap kerja ketata usahaan atau pekerjaan kantor yang dilakukan dalam suatu organisasi harus  pula diorganisir, yaitu dibagi-bagi, disusun dalam kerangka hubungan-hubungannya satu sama lain. Dalam hubungannya dengan unit-unit organisasi yang ada di dalam organisasi secara keseluruhan, maka pengorganisasian pekerjaan kantor dapat memakai asas :

1.      Sentralisasi ( pemusatan ).

2.      Kombinasi ( campuran ).

3.      Desentralisasi ( pemencaran ).

Asas Sentralisasi

Semua kerja perkantoran yang ada dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif. Apabila organisasi yang bersangkutan sangat besar, sehingga kegiaatan perkantoran sangat luas, satuan pelayanan yang dibentuk dapat lebih dari satu buah. Misalnya bagian surat menyurat tersendiri, bagian kearsipan tersendiri, bagian pengetikan tersendiri, dan seterusnya. Masing-masing bagian secara sentral melayani seluruh satuan organinsasi dalam lingkungan tugasnya itu. Bagian pelayanan ini disebut bagian tata usaha atau sekretariat. Dalam asas sentralisasi, misalnya jika pada penyimpanan arsip, maka secara sentral semua pekerjaan arsip untuk seluruh kantor di bagian arsip tertentu dan dibina oleh seorang pemimpin bagian arsip.

Asas sentralisasi mempunyai beberapa kebaikan bagi pelaksanaan pekerjaan kantor diantaranya adalah :

a)      Cara kerja dengan mudah dapat diseragamkan ;

b)      Pengawasan mudah dilakukan:

c)      Penggunaan peralatandan perabotan kantor dapat dihemat;

d)     Beban kerja pekerjaan kantor dapat diadakan pembagian secara lebih merata;

e)      Penggunaan tenaga kerja dapat diadakan pengaturan yang lebih luwes.

Asas ini juga mengandung beberapa kelemahan yang mendasar antara lain adalah:

a.       Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak pada waktu yang bersamaan, misalnya pada akhir tahun anggaran dimana diperlukan penyelesaian laporan kegiatan dari berbagai unit. Akibatnya penyelesaian pekerjaan unit yang bersangkutan mengalami kelambatan.

b.      Unit pengelola pekerjaan kantor sering tidak memahami kebutuhan yang memperlancar pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan. Bila hal ini terjadi, maka pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan akan mengalami hambatan.

c.       karena unit pengelola pekerjaan kantor mempunyai kewenangan yang secara langsung atau tidak dapat menentukan kelancaran pekerjaan unit lain, berubah menjadi unit yang minta dilayani.

Asas Desentralisasi

Masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi di samping melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja perkantoran yang terdapat dalam lingkungan sendiri. Misalnya bagian personalia suatu organisasi melaksanakan pula pekerjaan-pekerjaan korespondensi, pengetikan dan memperbanyak warkat dan pekerjaan dan pekerjaan pengurusan warkat yang ada dalam lingkungannya. Pimpinan masing-masing bagian mempunyai arsip mereka sendiri dan masing-masing bagian mempunyai arsip sendiri pula. Penggunaan asas ini mempunyai beberapa kebaikan yaitu:

a)      dapat memperlancar pekerjaan pokok bagi instansi yang mempunyai unit-unit yang tersebar di beberapa tempat.

b)      dapat melayani kebutuhan-kebutuhan khusus bagi unit-unit yang bersangkutan.

c)      menumpuknya pekerjaan pada saat-saat tertentu seperti biasa terjadi pada asas sentralisasi dapat dihindarkan.

Asas desentralisasi pun mempunyai beberapa kelemahan, antara lain

adalah :

a)      memerlukan biaya yang cukup besar, karena diperlukan peralatan yang sejenis yang jumlahnya lebih dari satu. Misalnya instansi yang bersangkutan mempunyai lima unit, maka harus disediakan mesin foto copy lima buah, padahal mungkin dalam pelaksanaanya kapasitas mesin foto copy tersebut tidak digunakan secara penuh.

b)      Memerlukan tenaga yang banyak untuk mengoperasikan peralatan kantor. Memerlukan tenaga yang banyak dan biaya yang besar untuk keperluan mengoperasikan peralatan kantor dan jasa pengawasan pelaksanaan pekerjaan kantor tersebut.

Asas Campuran

Dalam prakteknya jarang sekali suatu organisasi melaksanakan kegiatan perkantoran dipusatkan sepenuhnya ataau dipisah sepenuhnya. Asas sentralisasi dan desentralisasi sering dipakai secara bersama. Dengan tujuan untuk mengambil "keuntungan" dari masing-masing asas tersebut, dan menghindari kelemahan masing-masing, sehingga dengan demikian akan memperoleh kemudahan dan kelancaran dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran. Dengan dikombinasikan keduanya asas sentralisasi dan desentralisasi, arsip pribadi pimpinan tiap-tipa bagian dibuat. Disamping arsip-arsip yang ada pada tiap bagian, terdapat pula "Kelompok Arsip sentral" yang memuat semua bahan-bahan yang ada dalam seluruh organisasi secara keseluruhan. Organisasi yang besar, dalam arti cukup komplek pekerjaan kantor yang dijalankannya, biasanya memerlukan satuan atau unit pelayanan pusat untuk melaksanakan dan bertanggung jawab mengenai segi-segi ketatausahaan yang terdapat pada seluruh organisasi. Sebaliknya sebagian kegiatan ketatausahaan yang tidak tepat jika dipusatkan tetap akan dikerjakan oleh masing-masing satuan organisasi yang bersangkutan.

Satuan organisasi yang menanggani pekerjaan tata usaha pusat biasanya mempunyai tugas pokok sebagai berikut :

1.       Melaksanakan sejumlah aktivitas tertentu yang sebaiknya dipusatkan antara lain :

a)      Melayani pembuatan barang cetakan, misalnya kartu, formulir, blangko dan sebagainya.

b)      Pengadaan dan pembagian perabotan, peralatan, bahan dan mesin-mesin kantor.

2.       Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja perkantoran yang tersebar di segenap satuan organisasi lainnya.

Satuan pelayanan pusat dalam bidang perkantoran hendaklah dipimpin oleh orang yang benar-benar ahli dalam bidang adminitrasi perkantoran, yang disebut manajer kantor. Seorang manajer seharusnyalah mempunyai pengetahuan yang luas mengenai segala sesuatu tentang adminitrasi perkantoran. Misalnya: organisasi kantor, perbekalan kantor, tata hubungan kantor, tata kearsipan, tata ruang kantor, metode kerja perkantoran, pengawasan pekerjaan tata usaha. Perlu diperhatikan bagi para manajer kantor yaitu masalah sampai seberapa jauh penerapan salah satu asas pengorganisasian pekerjaan kantor tanpa mengabaikan asas yang lain. Sifat pekerjaan kantor adalah sifat rutin dan sifat sementara. Sifat rutin adalah pekerjaan tersebut selalu dilakukan setiap hari, sedangkan sifat sementara dilakukan hanya sekali saja bila ada akantetapi dengan jangka waktu yang lama.

Bentuk-Bentuk Organisasi

Ada tiga macam bentuk organisasi dalam suatu perusahaan, yakni; organisasi garis / lini, organisasi garis dan staff, organisasi staff dan fungsional. Dimana ketiga bentuk organisasi ini memiliki perbedaan kelebihan dan kekurangan dalam proses kerja dan sistem-nya.

1. Organisasi Garis/Lini
Suatu organisasi yang dimana jumlah karyawannya masih sedikit dan belum memiliki keahlian yang tinggi, dimiliki oleh suatu perusahaan yang masih kecil. Perusahaan ini memiliki organisasi garis. Dimana dalam organisasi ini mampu menimbulkan rasa solidaritas yang tinggi antar karyawannya. Karena didukung faktor minim-nya jumlah karyawan yang dimiliki. Dalam perusahaan ini proses pengambilan keputusan dilakukan hanya satu orang. Tanpa adanya proses perundingan atau negosiasi terlebih dahulu dengan karyawan yang lainnya. Dengan hanya memiliki satu pemimpin dapat menimbulkan sikap kepemimpinan yang meninggi terhadap bawahannya. 

2.Organisasi Garis dan Staff
Organisasi dimana dibutuhkan adanya staff atau karyawan dalam proses penanganan dalam perusahaan yang bersangkutan. Organisasi ini dibutuhkan pada perusahaan yang besar karena memiliki bidang tenaga kerja yang banyak. Kelebihannya adalah pengambilan kepurusan dapat diambil dengan tepat karena adanya perumusan dari manajemen yang ahli dalam bidangnya. Kelemahan dari organisasi ini adalah rasa solidaritas antar bawahan sulit terjalin dengan baik (tidak saling kenal) karena banyaknya karyawan dan kesibukkan yang melanda.

3. Organisasi Staff dan fungsional
Penyatuan dari organisasi staff dan fungsional, dalam organisasi ini dapat dilakukan perumusan tujuan yang jelas untuk menangani masalah dalam perusahaan. Pembagian kerja yang profesional berdasarkan bidangnya. 

Personel Kantor

Orang-orang yang menjalankan pekerjaan kantor disebut personel kantor. Sama sepeni orang-orang lain dengan fungsi lain di organisasi yang sama, personel kantor merupakan aparat organisasi, yakni alat (dalam bahasa Latin aparatus berani ‘alat’) atau sumber daya untuk mencapai tujuan orgionsasi. Kekhususan personel kantor adalah bahwa ia mengelola informasi-informasi yang diperlukan bagi berjalannya keseluruhan organisasi.

Tugas dan Tanggung Jawab Personel Kantor
          Jenis dan besarnya suatu organisasi sangat menentukan tugas dan tanggung jawab personel kantor yang bersangkutan. Dalam sebuah organisasi kecil bisa jadi seluruh pekerjaan kantor diserahkan kepada satu sekretaris saja, sehingga ia mengerjakan berbagai macam tugas mengetik surat, mengarsip surat, mencatat pemasukan dan pengeluaran, membuat laporan, membayar gaji karyawan, menerima tamu, dan sebagainya. Sebaliknya. dalam sebuah organisasi yang besar mungkin pekerjaan kantor dibagi-bagi ke dalam unit-unit tersendiri dengan tim personel masing-masing yang memiliki tugas dan tanggungjawab berbeda-beda pula. Namun, berdasarkan cakupan pekerjaan kantor yang umum. dapatlah disebutkan beberapa tugas dan tanggung jawab personel kantor sebagai berikut :

a. Kepala kantor bertanggung jawab atas beresnya penyelenggaraan seluruh pekerjaan kantor. Tugasnya antara lain mengatur mekanisme kerja dan pembagian tugas di antar seluruh personel kantor mengawasi kebenaran, ketepatan, dan kerapian kerja para personel; mengurus pemenuhan perlengkapan kantor sesuai kebutuhan; dan sebagainya.
          b. Petugas arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua surat masuk dan keluar.
          c. Pembuat surat bertanggung jawab atas pembuatan konsep surat keluar.
          d. Penerima tamu bertanggung jawab alas pelayanan terhadap tamu dan menerima telepon.
          e. Petugas keuangan/kasir bertanggung jawab atas pengelolaan kas dan pembukuannya secara cermat.

Syarat-Syarat Personal Kantor
Setiap personel kantor perlu memenuhi syarat-syarat sesuai dengan bidang tugas dan pekerjaannya. Secara umum, syarat-syarat personel kantor adalah sebagai berikut.

a. Syarat Pengetahuan
Personel kantor harus dapat melakukan penggolongan/klasifikasi berdasarkan kriteria tertentu. la perlu menguasai matematika sederhana, tata bahasa Indonesia, dan sebaiknya pula bahasa lnggris secukupnya. Syarat pengetahuan ini antara lain dapat dijamin, meskipun tidak selalu, oleh bekal pendidikan yang telah dicapai oleh personel yang bersangkutan, misalnya SLTP, SMU, SMK, diploma. atau sarjana.

b. Syarat Keterampilan
Sekurang-kurangnya personel kantor harus dapat membaca dan menulis dengan cukup baik. Keterampilan dasar lain yang umumnya dituntut juga adalah mengetik. Dengan berkembangnya teknologi. kemampuan menggunakan aplikasi komputer juga semakin banyak dituntut, khususnya aplikasi pengolah kata dan pengolah data. Selain itu, personel kantor perlu memiliki kemampuan melaksanakan pekerjaan secara cermat, teliti, dan berhasil, sesuai dengan standar atau prosedur yang telah ditentukan dalam bidangnya.

c. Syarat Kepribadian
Kepribadian setiap orang tentu saja unik dan berbeda-beda. Akan tetapi, ada unsur-unsur sikap yang umum. yang idealnya dimiliki oleh personel kantor, yakni (1) loyalitas, yaitu kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya; (2) dapat menyimpan rahasia, terutama karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan informasi-informasi penting dan rahasia perusahaan; (3) ketekunan dan kerajinan; (4) kerapian.

Perangkat Kerja Personel Kantor
Agar personel kantor dapat menjalankan tugasnya dengan sebaik mungkin dan sesuai dengan tujuan yang hasil diharapkan, mereka perlu diberi perlengkapan kerja yang memadai, antara lain meja, lemari arsip, kursi, alat tulis, mesin tik, komputer, kop surat, formulir-formulir, korektor (tipp-ex), penjepit kertas, stapler, buku agenda, penggaris, dan sebagainya.

Sebaiknya juga disediakan berbagai pedoman untuk dijadikan rujukan pada saat personel kantor menjalankan tugasnya. Beberapa pedoman tugas personel kantor yang biasanya diperlukan adalah:

a. bagan organisasi;
b. tugas-tugas pekerjaan;
c. tugas-tugas kerumahtanggaan
d. tata cara menelepon;
e. tata cara pelayanan tamu;
f. contoh-contoh bentuk surat dan memo;
g. daftar penyimpanan semua berkas beserta letaknya;
h. daftar alamat dan nomor telepon karyawan dan relasi;
i. peraturan keamanan dari perusahaan;
j. prosedur mengurus perjalanan dan penginapan di hotel:
k. jadwal rapat/pertemuan dan prosedur pengurusannya;
l. prosedur pengunlisan pengeluaran uang;
m. prosedur pemesanan perlengkapan barang;
n. pedoman tata bahasa dan penggunaan tanda baca.

Dengan perlengkapan yang memadai dan dengan berbagai pedoman yang praktis itu, personel kantor mengetahui persis apa yang harus dilakukannya dan bagaimana menjalankannya dengan cara sebaik mungkin